Políticas, Diseños y Subsistemas de la Gestión de Talento Humano

    

    La supervivencia y el éxito de una organización, depende en gran medida de su capacidad para adaptarse a los cambios y al hecho de que establezca desde sus inicios  políticas claras y diseños bien estructurados, pues éstos son determinantes en la permanecía y éxito de la organización. Por lo tanto, para que la gestión empresarial se desarrolle eficaz y eficientemente es imprescindible establecer una serie de normas y reglas que rijan las actividades de la organización, con la finalidad de que el talento humano que  forma parte de la empresa conozca cuáles son los principios de la organización y cuáles son los modos de trabajo y estándares de actuación en cada una de las situaciones que se presentan en el día a día.

Las políticas “son consecuencia de la racionalidad, la filosofía y la cultura organizacionales. Las políticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que éstas se desempeñen de acuerdo con los objetivos deseados” (Chiavenato, 2002, pág. 161) Por lo tanto, con el establecimiento de políticas organizacionales se homogenizan las decisiones y los protocolos de actuación en todos los ámbitos de la empresa; lo que constituye una gran ventaja y determina su importancia, ya que permiten al capital humano conocer de antemano cómo debe actuar ante cada situación o eventualidad del proceso productivo. 

Cabe destacar que, pueden existir políticas generales aplicables a todos los trabajadores de la empresa y políticas específicas dirigidas a uno o varios departamentos. Las políticas organizacionales no son leyes, pero sí son las “reglas de juego” de una empresa; por lo tanto, su incumplimiento puede acarrear sanciones para los trabajadores dependiendo la gravedad de la omisión o transgresión de la norma.  Es importante tener en cuenta que, el contenido de las políticas de talento humano, así como de otras reglas aplicables en el ámbito organizacional, deben estar sometidas a constante actualización para asegurar el ajuste con las necesidades empresariales y con la legislación, por lo que en caso de producirse algunos cambios éstos deberán ser comunicados de forma efectiva a todo el personal, por los medios  y canales predefinidos en su diseño organizacional.

El diseño organizacional también aporta ventajas significativas para la organización  y constituye un   factor de gran importancia para su adecuado funcionamiento, ya que facilita  formalizar los procedimientos, guiar e integrar al talento humano, proporcionar información oportuna y maximizar el aprovechamiento de las herramientas tecnológicas, los recursos y talentos a través de la creación y delimitación de funciones, procedimientos  y relaciones formales de la organización; siendo su mayor ventaja competitiva el contar con una clara estructura organizacional donde se establezca el capital humano requerido para desarrollar sus actividades, se delimiten las funciones y  responsabilidades en cada área o proceso, determinando líneas jerárquicas que coadyuvan al logro de una empresa más eficiente y productiva. 

Importa mencionar que, para realizar el diseño de una estructura organizacional se deben considerar los siguientes elementos:

•   La estrategia organizacional: Se debe analizar y visualizar que la estrategia y los objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios empresariales.

• El modelo de estructura organizacional: Éste debe responder a las exigencias cambiantes del ambiente organizacional, por lo que cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional procesal, donde el proceso y el conocimiento determinan las actividades diarias; en sustitución de la tradicional estructura organizacional funcional  cuya estructura jerárquica y área de especialización rigen las acciones.

• Los perfiles de puesto: Los perfiles de puesto deben responder a las necesidades de la estructura organizacional, la definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias, en pro del cumplimiento de la estrategia organizaciona.

• El talento humano: Es fundamental considerar el desarrollo y reubicación del personal, lo que puede generar la necesidad de diseñar una nueva estructura, con la finalidad de hacer un uso eficiente de los recursos.

• La comunicación: Las líneas comunicacionales deben ser claramente definidas, con el objeto de facilitar la coordinación con otros departamentos o procesos.

            Una vez considerados estos aspectos en la definición del diseño organizacional se destaca y facilita el desarrollo de los objetivos inherentes a cada  subsistema de la gestión de talento humano; los cuales permiten comunicar valores y expectativas sobre cómo deben ser llevadas a cabo las actividades inherentes al proceso empresarial, con la finalidad de desarrollar y mantener la calidad de vida del trabajador,  la experiencia de trabajo,  estilo de gerencia, libertad y autonomía para tomar decisiones, ambiente de trabajo agradable, seguridad en el empleo, beneficios legales y sociales, horas adecuadas de trabajo y tareas dignificativas, con el objetivo de convertir la empresa en un lugar atractivo y deseable.

            La gestión de talento humano como sistema está conformada por cinco subsistemas: Provisión, Aplicación, Mantenimiento, Desarrollo y Control de personal. Cada uno de ellos cumple una función específica  para asegurar el desempeño de las actividades organizacionales, como se muestra en el cuadro resumen a continuación:

 

SUBSISTEMA	OBJETIVO	PROCESOS/ACTIVIDADES
PROVISIÓN	Determinar quién trabajará en la organización	·    Investigación de mercado de talento humano ·    Reclutamiento de personal ·    Selección de personal ·    Planeación de RRHH
APLICACIÓN	Establecer las funciones y responsabilidades del talento humano	·    Integración de las personas ·    Diseño de cargos ·    Descripción y análisis de cargos ·    Evaluación del desempeño
MANTENIMIENTO	Determina las recompensas e incentivos que para mantener al talento humano en la organización	·    Remuneración y compensación ·    Beneficios y servicios sociales ·    Higiene y seguridad en el trabajo ·    Relaciones sindicales
DESARROLLO	Coordinar las actividades para el desarrollo del talento humano	·    Capacitación ·    Desarrollo de personas ·    Desarrollo organizacional
CONTROL	Fija lineamientos para asegurar el adecuado funcionamiento  de las unidades	·    Base de datos o sistema de información ·    Controles frecuencia – productividad – balance social

           Como se puede apreciar, estos subsistemas  son áreas bien definidas y necesarias para la correcta gestión del talento humano y el funcionamiento general de la organización, por lo tanto se interrelacionan, formando un  proceso dinámico a través del cual se capta, atrae, emplea, mantiene, desarrolla y controla el talento humano. Su funcionamiento, aún cuando está concatenado no sigue un orden específico, puesto que funcionan de manera interdependiente, ajustados a  factores ambientales, organizacionales, tecnológicos, humanos, entre otros.